Vad man ska göra när överväldigad med arbete – hur man kommunicerar korrekt på jobbet

Välkommen till MarieClaire.coms helt nya jobbrådgivningskolumn med karriärkurs coach Liz Bentley-checka ofta tillbaka för sin piska smarta verkliga visdom. Har du egna frågor? Skicka dem till [email protected] för att få dem att svara här.

Kära Liz: Jag känner att min tid är översvämd och försöker hantera en överflöd av möten, e-postmeddelanden och chattar. Det är ansträngande! Hur överlever jag och får mitt jobb gjort? -S.K., 26

Kära S.K .: Först, vet att du inte är ensam! Kommunikationsförvirring och överbelastning är ett stort problem i dagens arbetskraft. Det är en utmaning vi ser över hela landet i företag av alla storlekar, vilket gör att många anställda är frustrerade och överväldigade.

När jag först kom till coaching var allt jag hörde om hur irriterande de ständiga personliga mötena Baby Boomers insisterade på för att de tyckte om att läsa kroppsspråk och kommunicera personligen. För Gen Xers var detta ett stort slöseri med tid, men då kom tusenåren och sa, “Vad händer med allt detta e-postmeddelande? Varför har Gen Xers hanterat min e-postinbox ett heltidsjobb?”

Eftersom det inte finns någon handbok för hur och när man använder rätt kommunikationsverktyg, försöker företagen fortfarande att räkna ut det. Vissa HR-avdelningar skickar nyheter med tre kanaler eller mer bara för att kommunicera en del information för att tillgodose de olika inställningarna. Bristen på tydlighet är en enorm tidsavbrott för alla och kan vara en produktivitetsdödare.

Från min utsiktspunkt verkar det vara tvåfaldigt människor problem: Människor överanvändar sina föredragna kommunikationsfordon-e-post, text, chatt, telefon – och de anpassar sig inte på lämpligt sätt till ny kommunikationsteknik.

  11 konstiga jobb runt om i världen - mest ovanliga udda karriärer tillgängliga

Även om detta är ett kollektivt problem, har vi bara kontroll över våra egna handlingar. Så här är vad du kan göra för att vara en lyftare och inte en smalare i världen av kommunikation på arbetsplatsen.

1. Undvik kommunikation fallgropar

Här kan de spåra oss när de inte används ordentligt:

  • Personliga möten som fortsätter för länge, bli uppskattad av “talkers” eller bara slösa tid på ämnen som kan hanteras i en chatt eller ett annat forum.
  • Röstmeddelanden som innehåller detaljerad information som är bättre sammanfattad i en e-post eller tidskänslig information, bäst för en text, för att inte tala om att någon under 50 år inte lyssnar på dem.
  • Telefonsamtal som är ledig kan känna oss som ett intrång i vårt personliga utrymme och förbereder oss inte för att svara på frågor eller ta upp frågor på lämpligt sätt. Och en longwinded talare kan döda en timme och spåra oss från projekt och kritiskt tänkande.
  • E-post …redan tillräckligt! Vissa använder det som chatt, andra som en roman eller en utarbetad guide. Och de värsta brottslingarna är “arbetet offloaders.” Dessa människor använder e-post till hetpotatisarbete från sin tallrik och på din genom att ställa enkla frågor, inte fatta beslut eller dumpa uppgifter på dig. De kommer också sakta ner projekt och undvika ansvar med en “Jag skickade dig ett mail på det.”
  • Chattforum där människor rör sig för snabbt och saknar meddelandet. När de inte är tillräckligt noga lämnar detta behovet av att gå tillbaka och ompröva arbetet. Och låt oss möta det, ibland är det helt enkelt för mycket chatt.

    2. Sluta döma

      Fox News Debates Wage Gap - Gavin McInnes säger kvinnor lyckligare hemma

    Vi har alla våra egna föredragna kommunikationsverktyg. Alltför ofta är vi ovilliga att flytta våra stilar som föredrar alla att använda vår plattform, samtidigt som vi bedömer andra för att inte använda våra metoder. Vi kanske tror, ​​”Varför kan de inte bara komma upp och komma in på mitt kontor för att diskutera det?” eller “Stoppa SMS och plocka upp telefonen, det blir snabbare” eller “Hur vågar du ringa mig, jag var mitt i någonting.” Ta ett steg tillbaka och empati. Kom ihåg att vi alla ser livet genom en annan uppsättning linser – och hur vi väljer att kommunicera är en återspegling av dessa skillnader.

    3. Fixa dig först

    Även om det här är frågor som alla måste ta itu med, har du kontroll över din bit av pusslet. Så här ska dessa fordon användas:

    • I personmötet: använd detta när du vill se kroppsspråk, ha en personlig anslutning eller ett djupare samtal där meningen måste översättas.
    • Telefon: kan vara den snabbaste lösningen på problemlösning eller pratar via logistik. Medan det är okej att plocka upp telefonen för en snabb fråga – “snabb” är det operativa ordet – det är också bra för schemalagda möten där det är nödvändigt att prata via levande problem.
    • E-post: är dagens memo. Här dokumenterar vi information och tema om ämnen som behöver granskas och läsas mer noggrant. Men se till att de är klara, till punkt och inte för långa.
    • Text: Generellt undviks, det är bäst för snabba frågor och kommunikation som är brådskande och är lätta att svara på. På off-timmar är det en no-go.
    • Chatt: bör användas för personer som deltar i flera samtal om ämnen där parter kan gå in och ut på egen hand och läsa vad som är relevant för dem.
        Audi 'Daughter' Super Bowl-annons om lika betalning får blandat svar

      Världen runt oss förändras med lätt hastighet och det är också vår stil och våra val att koppla ihop med varandra. Vi behöver alla döma mindre och komma ombord med de nya riktlinjerna. Det är dags att anpassa sig till nya verktyg samtidigt som de håller sig tätt mot de gamla som fortfarande arbetar för rätt ändamål.

      “Det är dags att anpassa sig till nya verktyg samtidigt som de håller sig tätt mot de gamla som fortfarande arbetar för rätt ändamål.”

      Börja med att erkänna dina egna fallgropar och var du behöver göra ditt arbete. Inse också att du behöver vara effektiv med Allt kommunikationsplattformarna och känna igen hur man använder dem på ett lämpligt sätt. Slutligen inser det kommer att bli en pågående insats. Det kommer alltid att förändras. Det är bara livet.

      Liz Bentley är grundare av Liz Bentley Associates, ett konsultföretag som specialiserat sig på ledarutvecklingsprogram för individer och företag. Liz bygger på sin bakgrund i psykologi, tidigare erfarenhet av försäljning och ledning, och en livslängd av erfarenhet inom konkurrenssport. Liz har en unik uppskattning av tankegång och kraften att förändra beteendemönster. Liz fick sin BA i psykologi från University of Virginia och hennes coaching certifiering från New York University.